Blog / Pytania, które ludzie wpisują w Google

Dofinansowanie na pracownika z urzędu pracy: doposażenie stanowiska krok po kroku, od wniosku do refundacji

Opublikowano 24.09.2026. Stan prawny: ustawa o rynku pracy i służbach zatrudnienia (Dz.U. 2025 poz. 620).

Dofinansowanie na pracownika z urzędu pracy w najczęstszej formie to refundacja kosztów wyposażenia lub doposażenia stanowiska pracy: kupujesz sprzęt dla nowego pracownika, urząd zwraca pieniądze, a Ty zatrudniasz osobę bezrobotną skierowaną przez urząd. Ludzie szukają tego też jako "dotacja na pracownika z urzędu pracy". Ile można dostać i jakie warunki musi spełnić firma, opisaliśmy we wpisie doposażenie stanowiska pracy: ile daje urząd. Tutaj jest kolejność: dziewięć kroków od znalezienia naboru do końca okresu utrzymania stanowiska, według ustawy o rynku pracy i służbach zatrudnienia z 2025 r. i rozporządzenia z 21 listopada 2025 r.

Najpierw jedna rzecz: pieniądze przychodzą na końcu

To refundacja, nie zaliczka. Kolejność z ustawy jest taka: umowa, zakupy za Twoje pieniądze, rozliczenie, sprawdzenie stanowiska przez urząd, dopiero potem przelew i skierowanie pracownika. Art. 157 ust. 2 mówi wprost, że starosta "przed dokonaniem refundacji [...] i skierowaniem bezrobotnego [...] stwierdza utworzenie stanowiska pracy, jego wyposażenie lub doposażenie". Musisz mieć środki na zakupy na kilka tygodni.

Krok 1. Sprawdź, czy firma spełnia warunki

Wniosek może złożyć przedsiębiorca, niepubliczne przedszkole lub szkoła oraz producent rolny (art. 154 ust. 1). Warunki na dzień złożenia wniosku wymienia art. 155 ust. 1. Najczęściej odpadają na trzech:

• co najmniej 6 miesięcy prowadzenia działalności (pkt 2),
• brak zmniejszenia zatrudnienia lub wymiaru czasu pracy w ostatnich 6 miesiącach z przyczyn dotyczących zakładu pracy (pkt 3), a przy zmniejszeniu z innych przyczyn - uzupełnienie stanu,
• brak zaległości w wynagrodzeniach, składkach ZUS, na Fundusz Pracy, FGŚP, Fundusz Solidarnościowy, FEP, wpłatach na PFRON i innych daninach (pkt 4 i 5).

Warunek o zatrudnieniu urząd sprawdza drugi raz w dniu podpisania umowy (art. 155 ust. 5). Zwolnienie kogoś z przyczyn dotyczących zakładu pracy między wnioskiem a umową może więc zablokować całą sprawę.

Krok 2. Znajdź nabór i przeczytaj regulamin

Urzędy ogłaszają nabory na doposażenie, gdy mają środki. W naszych danych to 45 ogłoszeń z Funduszu Pracy od lipca 2026 r. Te, które podały daty, trwały typowo krótko: mediana długości naboru to 4 dni, a od publikacji ogłoszenia do startu mijały typowo 4 dni. 21 z 45 ogłoszeń nie miało daty końca, czyli nabór trwał do wyczerpania środków. Co to oznacza dla kolejności wniosków, opisujemy we wpisie o naborze ciągłym.

Z 23 ogłoszeń, które podały liczbę stanowisk, mediana to 4 stanowiska na nabór, najwięcej 11. Regulamin urzędu ustala rzeczy, których ustawa nie określa: kryteria oceny, limity na poszczególne rodzaje wydatków, akceptowane formy zabezpieczenia, a czasem wymagania wobec branży. Czytaj go przed pisaniem wniosku.

Krok 3. Wniosek pracodawcy

Wniosek składasz do starosty właściwego "ze względu na stałe miejsce wykonywania działalności albo ze względu na miejsce wykonywania pracy przez skierowanego bezrobotnego", papierowo albo elektronicznie (rozporządzenie, par. 6 ust. 1 i 2). Zawartość określa par. 6 ust. 3. Najwięcej pracy wymagają cztery elementy:

1. opis zadań na stanowisku i rodzaj pracy (pkt 4),
2. wymagane kwalifikacje, umiejętności i doświadczenie kandydata (pkt 5) - od tego zależy, kogo urząd Ci skieruje,
3. szczegółowa specyfikacja wydatków: środki trwałe, urządzenia, maszyny, wartości niematerialne i prawne, w tym to, czego wymaga BHP i ergonomia (pkt 6),
4. kalkulacja z cenami brutto, VAT i netto oraz źródłami finansowania (pkt 7).

Do tego wnioskowana kwota i proponowana forma zabezpieczenia (pkt 8 i 9). Załączniki (par. 6 ust. 5): oświadczenia o niekaralności wnioskodawcy i osób nim zarządzających, oświadczenia o warunkach z art. 155, zaświadczenia o pomocy de minimis z ostatnich trzech lat albo oświadczenie o jej braku, oraz formularz informacji o pomocy de minimis. Jak go wypełnić, opisujemy we wpisie formularz informacji przedstawianych przy ubieganiu się o pomoc de minimis.

Krok 4. Ocena wniosku

Wniosek może być uwzględniony, gdy jest kompletny, ma załączniki, spełniasz warunki z art. 155 i starosta ma środki (par. 7 ust. 1). Część warunków urząd sprawdza sam w rejestrach, w tym staż działalności, brak zaległości w składkach i innych daninach (par. 7 ust. 2). Braki i błędy rachunkowe poprawiasz w terminie wyznaczonym przez urząd, nie krótszym niż 7 dni, inaczej wniosek zostaje bez rozpoznania (par. 7 ust. 5). Odpowiedź dostajesz na piśmie w ciągu 30 dni od złożenia kompletnego wniosku, a przy odmowie z podaniem przyczyny (par. 7 ust. 6).

Krok 5. Umowa i zabezpieczenie

Umowa jest zawierana "w formie pisemnej pod rygorem nieważności" (par. 8 ust. 1). Zabezpieczenie wybierasz z tej samej listy co przy dotacji na start (par. 10 ust. 1): poręczenie, weksel in blanco, weksel z poręczeniem wekslowym, gwarancja bankowa, zastaw rejestrowy, blokada środków na rachunku, akt notarialny o poddaniu się egzekucji. Weksel in blanco i akt notarialny wymagają dodatkowego zabezpieczenia z pozostałej listy (par. 10 ust. 2). Poręczyciel będący osobą fizyczną składa oświadczenie o dochodach i zobowiązaniach (par. 10 ust. 4). Wymagania co do poręczycieli ustala każdy urząd osobno. Szerzej o umowie i zabezpieczeniach piszemy we wpisie o umowie o dotację z PUP.

Krok 6. Zakupy i rozliczenie w 2 miesiące

Od podpisania umowy biegnie termin: rozliczenie składasz do 2 miesięcy od dnia podpisania umowy (par. 8 ust. 2). Rozliczasz się zestawieniem wydatków na podstawie opłaconych faktur, z cenami brutto, VAT i netto, z kopiami faktur i dowodów zapłaty (par. 8 ust. 3 i 5). Kupuj po podpisaniu umowy i dokładnie według specyfikacji. To, czy wydatek sprzed daty umowy może się liczyć, rozstrzyga umowa i regulamin urzędu, więc bezpieczna zasada jest jedna: najpierw podpis, potem faktura.

Trzy zasady rozliczenia z rozporządzenia:

• VAT: jeśli masz prawo do odliczenia VAT, rozliczenie obejmuje wydatki bez VAT; jeśli nie masz, z VAT (par. 8 ust. 4; ustawa, art. 156 ust. 2).
• Zmiany w specyfikacji: starosta może na Twój wniosek zaakceptować inne wydatki, jeśli mieszczą się w kwocie i mają sens dla tego stanowiska, ale przed złożeniem rozliczenia (par. 8 ust. 6).
• Podwójne finansowanie: zestawienie nie może zawierać wydatków, na które dostałeś wcześniej środki publiczne (par. 8 ust. 7). O łączeniu różnych form wsparcia piszemy we wpisie o łączeniu dotacji z PUP z inną pomocą.

W przypadkach losowych starosta może przedłużyć albo przywrócić termin wydatkowania lub rozliczenia (par. 8 ust. 8).

Krok 7. Kontrola stanowiska, refundacja i skierowanie

Po rozliczeniu urząd sprawdza, czy stanowisko zostało utworzone i wyposażone (art. 157 ust. 2). Dopiero wtedy przelewa refundację i kieruje do Ciebie bezrobotnego. Ustawa mówi o "skierowanym bezrobotnym" i nie reguluje, czy pracodawca może wskazać konkretną osobę. Jeśli masz już upatrzoną osobę zarejestrowaną jako bezrobotna i spełniającą wymagania z wniosku, to, czy urząd uwzględni Twoją propozycję, zależy od jego zasad. Sprawdź je w regulaminie albo zapytaj doradcę do spraw zatrudnienia wyznaczonego dla pracodawców (art. 97 ust. 3).

Krok 8. Zatrudnienie i okres utrzymania

Obowiązki pracodawcy po refundacji (art. 157 ust. 1):

1. utrzymanie stanowiska przez co najmniej 18 miesięcy, a przy refundacji nie większej niż 4-krotność przeciętnego wynagrodzenia przez co najmniej 12 miesięcy (pkt 2),
2. zatrudnienie na tym stanowisku łącznie przez ten okres, w wymiarze z umowy, nie mniejszym niż pełny etat dla skierowanego bezrobotnego (pkt 3 lit. a); połowa etatu wystarcza przy skierowanym opiekunie osoby niepełnosprawnej i przy stanowiskach w żłobkach, klubach dziecięcych i usługach rehabilitacyjnych dla dzieci (pkt 3 lit. b).

Przy przeciętnym wynagrodzeniu za drugi kwartał 2026 r. (9233,13 zł) próg 4-krotności to 36 932,52 zł, a górna granica 6-krotności 55 398,78 zł na stanowisko. W 30 ogłoszeniach z kwotą mediana to 35 600 zł, więc większość naborów mieści się w wariancie z 12 miesiącami.

Urząd weryfikuje utrzymanie stanowiska i zatrudnienia przez cały okres (rozporządzenie, par. 9 ust. 1). Jeśli w chwili umowy nie masz prawa do odliczenia VAT, starosta co najmniej raz w roku sprawdza, czy go nie nabyłeś, przez maksymalnie 5 lat (par. 9 ust. 2). Nabycie tego prawa oznacza zwrot równowartości VAT od zakupów (ustawa, art. 156 ust. 3 w związku z art. 152).

Krok 9. Co, gdy pracownik odejdzie

Jeśli stanowisko się zwolni, bo pracownik sam rozwiązał umowę, umowa wygasła albo rozwiązałeś ją bez wypowiedzenia, starosta kieruje na to stanowisko kolejną osobę (art. 157 ust. 3). Okres utrzymania liczy się "łącznie", więc przerwy między pracownikami go wydłużają.

Jeśli naruszysz obowiązek utrzymania stanowiska albo zatrudnienia, zwracasz otrzymane środki z odsetkami ustawowymi od dnia ich otrzymania, proporcjonalnie do okresu, w którym stanowisko nie było obsadzone w wymaganym wymiarze albo nie było utrzymane (art. 158 ust. 1). Przy wykorzystaniu środków niezgodnie z przeznaczeniem zwracasz tę część z odsetkami (art. 158 ust. 2).

Cała procedura na jednej osi

Termin samego przelewu po kontroli stanowiska określa umowa, a nie rozporządzenie, więc zapytaj o niego przy podpisaniu.

Dofinansowanie na pracownika z urzędu pracy poza doposażeniem

Refundacja doposażenia pokrywa sprzęt, a nie wynagrodzenie. Jeśli zatrudniasz osobę z orzeczeniem o niepełnosprawności, jest osobna ścieżka ze środków PFRON z wyższym limitem i dłuższym okresem zatrudnienia: doposażenie stanowiska pracy ze środków PFRON. Pozostałe instrumenty dla istniejących firm zebraliśmy we wpisie dofinansowanie z urzędu pracy na istniejącą firmę.

Gdzie są nabory

Aktualne nabory na doposażenie są na liście naborów z filtrem "stanowisko pracy". Listę zakupów pod stanowisko pomaga ułożyć formularz zakupów do doposażenia, a wniosek z kalkulacją pod regulamin Twojego urzędu przygotuje nasz zespół.