Blog / Dotacja z PUP od A do Z
12 miesięcy prowadzenia działalności po dotacji: co wolno, czego nie
Dotacja z urzędu pracy jest bezzwrotna pod warunkiem, a najważniejszy z nich trwa rok: 12 miesięcy prowadzenia działalności po dotacji. W tym czasie firma ma działać, możesz ją zawiesić, ale tylko na określony czas, i nie możesz iść na etat. Rok prowadzenia firmy po dotacji wygląda dziś inaczej niż w poradnikach pisanych pod starą ustawę: od 1 czerwca 2025 r. zawieszenie jest dozwolone, a zakaz etatu wynika wprost z ustawy, a nie z umowy konkretnego urzędu. Poniżej, co mówi ustawa o rynku pracy i służbach zatrudnienia, czego szukać w swojej umowie i co grozi za złamanie warunków. Na końcu lista kontrolna na cały rok.
12 miesięcy prowadzenia działalności po dotacji: pięć obowiązków z ustawy
Obowiązki wymienia art. 151 ust. 1 ustawy. Osoba, która otrzymała dofinansowanie, musi:
- rozliczyć otrzymane środki,
- zwrócić niewydatkowane środki,
- "wykonywanie działalności gospodarczej przez okres co najmniej 12 miesięcy",
- "niezawieszanie wykonywania działalności gospodarczej łącznie na okres dłuższy niż 6 miesięcy",
- "niepodejmowanie zatrudnienia w okresie, o którym mowa w pkt 3".
Starosta weryfikuje wykonanie obowiązków z pkt 3-5 i obowiązku zwrotu VAT z art. 152 (rozporządzenie z 21 listopada 2025 r., par. 5 ust. 1).
Od kiedy liczyć 12 miesięcy
Działalność rozpoczynasz w ciągu 30 dni od otrzymania środków (rozporządzenie, par. 4 ust. 2 pkt 2), a środki trafiają na konto w ciągu 14 dni od zawarcia umowy (par. 4 ust. 2 pkt 1). Ustawa wymaga wykonywania działalności gospodarczej przez okres co najmniej 12 miesięcy, więc naturalnym początkiem jest dzień rozpoczęcia działalności wpisany w CEIDG. Dokładną datę, od której urząd liczy okres, podaje Twoja umowa. Sprawdź ją i zapisz w kalendarzu datę końca, a potem przesuwaj ją o każdy okres, który się nie wlicza (niżej). Kolejność rejestracji firmy po umowie: kiedy zarejestrować firmę przy dotacji.
Zawieszenie: dozwolone do 6 miesięcy łącznie
To największa zmiana względem starej ustawy. Zawieszenie działalności w okresie 12 miesięcy nie jest już naruszeniem, o ile łącznie nie przekroczy 6 miesięcy (art. 151 ust. 1 pkt 4). Jednocześnie:
"Do okresu wykonywania działalności gospodarczej, o którym mowa w ust. 1 pkt 3, nie wlicza się okresu zawieszenia działalności gospodarczej" (art. 151 ust. 2).
W praktyce rok "rozciąga się". Jeśli zawiesisz firmę na 3 miesiące, musisz prowadzić ją łącznie 15 miesięcy kalendarzowych od startu, żeby mieć 12 miesięcy wykonywania działalności. Zawieszenie na 7 miesięcy łącznie łamie pkt 4 i oznacza zwrot całości (art. 153 ust. 1). "Łącznie" znaczy, że dwa zawieszenia po 4 miesiące to już 8 miesięcy.
Choroba: przerwa powyżej 90 dni też się nie wlicza
Ten sam art. 151 ust. 2 mówi, że do 12 miesięcy nie wlicza się "okresu przekraczającego łącznie 90 dni przerwy w prowadzeniu działalności gospodarczej z powodu choroby lub korzystania ze świadczenia rehabilitacyjnego". Pierwsze 90 dni choroby liczy się więc do roku normalnie, a dopiero nadwyżka go wydłuża. Zbieraj zwolnienia lekarskie i decyzje o świadczeniu, bo to Ty będziesz musiał wykazać przerwę.
Etat obok firmy: zakazany z mocy ustawy
Art. 151 ust. 1 pkt 5 zakazuje podejmowania zatrudnienia w okresie 12 miesięcy. "Zatrudnienie" w ustawie to "wykonywanie pracy na podstawie stosunku pracy, stosunku służbowego lub umowy o pracę nakładczą" (art. 2 pkt 51). Etat, nawet na część wymiaru, łamie więc warunek z ustawy, a nie tylko z umowy urzędu. Skutek: zwrot całego dofinansowania z odsetkami (art. 153 ust. 1).
A umowa zlecenia albo o dzieło? Ustawa nazywa je "inną pracą zarobkową" (art. 2 pkt 9) i art. 151 jej nie wymienia. Z samego przepisu zakaz ich nie obejmuje. Urząd może jednak w umowie o dofinansowanie dodać własne zapisy, więc zanim podpiszesz zlecenie, przeczytaj swoją umowę albo zapytaj doradcę na piśmie. Szerzej o pracy obok dotacji: dotacja z urzędu pracy a praca na etacie.
Zatrudnianie pracowników u siebie: wolno
Zakaz z pkt 5 dotyczy tego, że to Ty podejmujesz zatrudnienie. Nic w art. 151 nie zabrania, żebyś zatrudnił kogoś w swojej firmie. Pamiętaj tylko, że pracownik to koszty wynagrodzenia i składek, które powinny zmieścić się w planie finansowym. Po 6 miesiącach prowadzenia firmy możesz sam złożyć wniosek o refundację doposażenia stanowiska pracy, bo rozporządzenie wymaga od przedsiębiorcy oświadczenia o wykonywaniu działalności "przez ostatnie 6 miesięcy" (par. 6 ust. 5 pkt 2 lit. a). Więcej: wkład własny i zatrudnienie.
Zmiana PKD, siedziby, profilu działalności
Tego ustawa nie reguluje. Wniosek zawierał symbol PKD, opis działalności i adres stałego miejsca jej wykonywania (rozporządzenie, par. 2 ust. 3 pkt 3-5), a umowa opiera się na wniosku. Dlatego:
- dopisanie kolejnego kodu PKD zwykle nie zmienia sensu działalności, ale sprawdź, czy umowa nie wymaga zgłoszenia,
- porzucenie działalności z wniosku na rzecz zupełnie innej może zostać uznane za wykorzystanie środków niezgodnie z przeznaczeniem (art. 153 ust. 2); zrób to tylko za zgodą urzędu,
- zmiana siedziby, zwłaszcza do innego powiatu, to temat do zgłoszenia urzędowi przed przeprowadzką; sprawdź zapis umowy.
Zasada: każdą zmianę, która dotyka tego, co było we wniosku, zgłoś pisemnie przed jej wprowadzeniem. Pisemna zgoda urzędu to jedyne pewne zabezpieczenie.
Sprzęt kupiony z dotacji
Sprzęt ma służyć działalności. Sprzedaż czy oddanie go do używania komuś innemu w okresie umowy grozi uznaniem, że środki wykorzystano niezgodnie z przeznaczeniem, a wtedy obowiązuje zwrot "tej części środków, która została wykorzystana niezgodnie z przeznaczeniem", z odsetkami od dnia otrzymania (art. 153 ust. 2). Awarię i konieczność wymiany zgłoś urzędowi. Podatkowa strona sprzętu z dotacji: amortyzacja środków trwałych kupionych z dotacji.
Weryfikacja: co sprawdza urząd
Rozporządzenie mówi, że starosta weryfikuje wykonywanie działalności przez 12 miesięcy, zawieszenia, brak zatrudnienia i zwrot VAT (par. 5 ust. 1). Sposób (wizyta w miejscu działalności, dokumenty, dane z rejestrów) opisuje umowa albo regulamin urzędu. Przygotuj się na to, że urząd może chcieć zobaczyć sprzęt z listy zakupów i dowody faktycznego prowadzenia firmy: faktury sprzedaży, wyciągi z konta firmowego, potwierdzenia opłacenia składek.
Zwrot: kiedy, ile i z jakimi odsetkami
Zasady są w art. 153:
| Sytuacja | Co zwracasz | Przepis |
|---|---|---|
| Naruszenie obowiązku z art. 151 ust. 1 (np. zamknięcie firmy przed 12 miesiącami, etat, zawieszenie ponad 6 miesięcy) | całość, z odsetkami ustawowymi od dnia otrzymania środków | art. 153 ust. 1 |
| Wykorzystanie środków niezgodnie z przeznaczeniem, pobranie nienależne lub w nadmiernej wysokości | ta część, z odsetkami od dnia otrzymania | art. 153 ust. 2 |
| Śmierć przedsiębiorcy przed upływem 12 miesięcy | proporcjonalnie do pozostałego okresu, bez odsetek | art. 153 ust. 6 |
| Żłobek, klub dziecięcy z miejscami integracyjnymi, dzienny opiekun dziecka niepełnosprawnego, usługi rehabilitacyjne dla dzieci | proporcjonalnie, bez odsetek | art. 153 ust. 3 |
Zwrotu dokonujesz na rachunek urzędu "w terminie 30 dni od dnia doręczenia wezwania starosty" (art. 153 ust. 7). Jeśli nie zapłacisz, urząd dochodzi roszczenia przed sądem cywilnym (art. 153 ust. 8) i sięga po zabezpieczenie, a więc także do poręczycieli.
Najważniejszy wniosek z tej tabeli: zwykła firma, która zamknie się w dziesiątym miesiącu, oddaje całą kwotę z odsetkami. Nie ma zwrotu "za brakujące dwa miesiące". Zanim zamkniesz firmę przed czasem, sprawdź, czy zawieszenie (do 6 miesięcy łącznie) nie pozwoli Ci dociągnąć do końca okresu.
Koniec 12 miesięcy: co zamknąć
Ustawa nie wymienia dokumentu końcowego, więc to, co złożyć (oświadczenie, zaświadczenia z ZUS lub urzędu skarbowego, wydruk z CEIDG), określa umowa. Dwie rzeczy warto wiedzieć z rozporządzenia:
- VAT nie kończy się po roku. Jeśli nie masz prawa do odliczania VAT, starosta sprawdza co najmniej raz w roku, czy go nie nabyłeś, "nie dłużej jednak niż przez 5 lat" (par. 5 ust. 2). Szczegóły: dotacja z urzędu pracy a VAT.
- Zabezpieczenie może zostać zmniejszone. Jeśli po 12 miesiącach nie masz prawa do odliczenia VAT, starosta na Twój wniosek może zmniejszyć zabezpieczenie albo przyjąć nowe, tylko na zwrot VAT, i zwolnić dotychczasowe (par. 10 ust. 5). Dla poręczycieli to często najważniejsza wiadomość tego roku. O formach zabezpieczenia: umowa o dotację i zabezpieczenie.
Lista kontrolna na 12 miesięcy
- Miesiąc 0 (umowa): zapisz datę umowy; w ciągu 14 dni przelew, potem 30 dni na rozpoczęcie działalności.
- Miesiąc 1: rejestracja w CEIDG z datą zgodną z umową, zgłoszenie do ZUS, wybór formy opodatkowania i decyzja o VAT z księgowym.
- Miesiące 1-2: zakupy z listy, rozliczenie w ciągu 2 miesięcy od rozpoczęcia działalności (par. 4 ust. 3), zwrot niewydanych środków w 7 dni (par. 4 ust. 7).
- Po pierwszej deklaracji VAT (jeśli jesteś vatowcem): zwrot równowartości VAT do urzędu w 90 dni (art. 152 ust. 2).
- Cały rok: faktury sprzedaży, składki opłacane w terminie, sprzęt na miejscu, zero etatu.
- Przy każdym zawieszeniu lub chorobie: zapisz daty, policz sumę zawieszeń (limit 6 miesięcy) i przesuń datę końca okresu.
- Przed każdą zmianą z wniosku (PKD, siedziba, profil): pismo do urzędu i odpowiedź na piśmie.
- Po upływie 12 miesięcy: dokumenty wymagane w umowie i, jeśli dotyczy, wniosek o zmniejszenie zabezpieczenia (par. 10 ust. 5).
Ile kosztuje ten rok w praktyce (ZUS, księgowość, podatki), opisujemy we wpisie czy warto brać dotację z urzędu pracy. Całą drogę od rejestracji w urzędzie do końca okresu opisuje filar dofinansowanie na otwarcie firmy krok po kroku.